Тот факт, что всем организациям со временем придется перейти на «электронный документооборот» сегодня уже не вызывает сомнений. Более того, это становится реальностью. Именно поэтому, в филиале Кадастровой палаты по Тамбовской области активно проводится работа по переводу накопленного «бумажного архива» в электронную форму, стремясь с помощью современных цифровых технологий повысить эффективность труда и качество предоставления государственных услуг.

Одними из основных направлений деятельности филиала Кадастровой палаты по Тамбовской области являются кадастровый учет земельных участков и объектов капитального строительства, а также предоставление сведений и копий документов по запросам физических лиц, юридических лиц, нотариусов, правоохранительных органов и других заявителей, предусмотренных действующим законодательством. Чтобы выполнить эти задачи специалистам отделов требуются документы, содержащиеся в кадастровых и реестровых делах, находящиеся на хранении в архиве. Для этого они запрашивают необходимые документы или дела у отдела ведения архива. Сотруднику отдела ведения архива, после получения соответствующего запроса, необходимо найти в «бумажном архиве» нужное дело, откопировать его, составить внутреннюю опись на документы, передать сотруднику другого отдела – этот процесс отнимает много времени, что приводит к увеличению срока принятия решения по заявлению и, соответственно, увеличивает срок ожидания для заявителя.

     Хранение документов в специально отведенном помещении также требует серьезных материальных затрат. Всегда существует риск порчи или утраты важных документов. Принимая во внимание тот факт, что часто необходимый для принятия решения по заявлению документ хранится только в архиве, то его порча или утрата могут помешать специалисту Кадастровой палаты принять верное решение и, тем самым, лишить заявителя возможности реализовать свои права. Бумажный документооборот замедляет работу отделов и снижает ее эффективность. Эти несовершенства «бумажного архива» продиктовали необходимость перехода к «электронному архиву», который, по сравнению с «бумажным архивом», имеет следующие преимущества:

Электронный архив не требует площадей для хранения документов. На данный момент площадь архивных помещений в филиале Кадастровой палаты по Тамбовской области занимает почти 470 квадратных метров, а «электронный архив» хранится в виртуальном пространстве и копируется на жесткий диск небольшого размера. Копирование информации гарантирует сохранность всех электронных образов даже при системных сбоях;

Информация более профессионально защищена. «Электронный архив» решает проблему утери важных документов по неосторожности, при их передаче, транспортировке, либо по причине воздействия окружающей среды (пожар, наводнение и т.п.). Таким образом, все документы будут доступны для работы в любое время и защищены от порчи в процессе «устаревания» бумажного носителя;

Быстрый поиск нужного документа. При наличии «электронного архива» не нужно искать дела на полках среди множества документов, достаточно воспользоваться виртуальным поиском и получить искомый результат менее чем за минуту. Соответственно, срок принятия решения специалистом уменьшается, а это в свою очередь может уменьшить срок получения государственной услуги заявителем;

  1. Единая информационная база оптимизирует работу отделов, ускоряя доступ к нужной документации. Создана единая база данных, содержащая образы кадастровых дел, переведенных в электронную форму сотрудниками отдела ведения архива. Любой сотрудник другого отдела при необходимости может зайти со своего рабочего компьютера в «электронный архив» и посмотреть необходимые документы. Благодаря этому экономится много времени.

     Как мы видим, хранение документов в электронном виде имеет гораздо больше преимуществ, чем традиционные бумажные архивы. На данный момент в филиале Кадастровой палаты по Тамбовской области в электронную форму переведено 40,8% (около 175 000) от общего количества бумажных кадастровых дел, находящихся на хранении в архиве, что уже дает свои результаты в виде уменьшения сроков предоставления государственных услуг, а также упрощения подачи обращений посредством различных электронных сервисов и порталов.

И. о. начальника отдела ведения архива

филиала Кадастровой палаты Юлия Гавриленко